لجنة الإسكان والتسجيل: هيام محمد خياط
مقترح خطة لجنة الإسكان لملتقى احفاد الشيخ محمد بن إسماعيل الخامس
وصف عمل اللجنة:
لجنة الإسكان مسئولة عن توفير الإقامة للمشاركين في الملتقى من خارج مدينة جدة وداخلها خلال مدة الملتقى الخامس لذرية محمد بن إسماعيل.
تحديد مهام اللجنة:
1/ اعداد جدول بأسماء المشاركين لحفل الملتقى الراغبين في السكن بموقع الحفل موضح فيه عدد الرجال والنساء والأطفال.
2/ تحديد العدد المطلوب من الغرف الفندقية مع مراعاة تقارب الاسر.
3/ تحديد حجم الغرف حسب الطلب.
4/ التأكد من مستوى الغرف وحجمها والموقع والاطلالة.
5/ التأكد من جودة الخدمات والمرافق.
6/ العمل على مراعاة ان تكون التكلفة في حدود الميزانية.
7/ التعاون مع اللجنة اللوجستية في اختيار الفندق.
8/ تنظيم عملية الحجز والإقامة بعمل نماذج للحجز وتلقي الطلبات وكيفية تأكيد الحجز وطرق الدفع.
9/ توفير معلومات عن موقع الإقامة للمشاركين وطرق الاتصال بالفندق والشروط والاحكام.
أنشطة اللجنة المقترحة:
1/ المتابعة مع اللجنة اللوجستية في تطابق الشروط الموضوعة لاختيار السكن.
2/ التواصل المستمر مع المشاركين لمعرفة احتياجاتهم في السكن.
3/ التواصل مع السكن بعد اختياره للتأكد من توفير المواصفات المطلوبة
4/ التواصل مع المشتركين المقيمين في السكن لمعرفة الشكاوى والطلبات وإيجاد حلول فورية لها.
5/ توفير جميع المواد المطلوبة للمشتركين في السكن.
6/ متابعة جدول أسماء المشتركين لمعرفة التحديثات والمستجدات.
7/ اعداد جدول مالي تقديري لاحتياجات المواد التي سيتم توفيرها للمشتركين المقيمين في السكن.
8/ اعداد جدول زمني لمهام وانشطة اللجنة.
9/ اعداد لائحة بجميع المواقع المقترحة للسكن وعرضها على المشتركين.
الاحتياجات:
ميزانية تغطى تكاليف السكن المطلوب والمستهدف.
التغذية المعلوماتية من اللجان ذات الصلة.
توفر المعلومات الضرورية من المشاركين بأعدادهم واسمائهم وجنسياتهم.
المعوقات:
عدم القدرة على توفر الميزانية اللازمة
عدم توفر المعلومات الضرورية من الجهات المعنية
أعضاء اللجنة :
• هيام محمد خياط رئيسا
• سناء عبدالرزاق عضوا
• ايــــمــان لشـكر عضوا
• محمد إبراهيم فطاني عضو ا