محضر الاجتماع الثاني للملتقى الخامس
جدة - دار ابراهيم محمود فطاني
الاربعاء 4 شعبان 1445

:بدعوة من رئيس اللجنة التحضيرية للملتقى (رئاسة اللجنة) الخامس لكلا من:
1- سامي حسن نور فطاني
2- إبراهيم محمود فطاني.
3- عصام حسن فطاني.
4- فواز عبد العزيز فطاني.
5- احمد محمد زين فطاني.
6- ياسين محمدنور فطاني.
للاجتماع الثاني للجنة الملتقى الخامس لذرية الشيخ محمد بن إسماعيل فطاني، وذلك يوم الاربعاء 4 شعبان 1445هـ الموافق 14 فبراير 2024م، تمام الساعة 8 مساءا بدار إبراهيم محمود فطاني بحي النعيم بجدة وعن طريق الاتصال عن بعد بتطبيق Teems.live.com لكلا من الاخوات الفاضلات:
1- هيام محمد خياط.
2- سوزان فيصل فطاني.
3- نهاد فيصل فطاني.
4- جمانة محمدنور فطاني.
وقد حضر الاجتماع كلا من الاخوة الافاضل:
1- د/ محمدنور فطاني.
2- سامي حسن نور فطاني.
3- إبراهيم محمود فطاني.
4- عصام حسن فطاني.
5- فواز عبد العزيز فطاني.
6- ياسين محمدنور فطاني.
7- وعن طريق الاتصال عن بعد بتطبيق Teems.live.com كلا من الاخوات الفاضلات:
8- هيام محمد خياط
9- سوزان فيصل فطاني.
10- جمانة محمدنور فطاني.
تغيب عن الاجتماع لظروفهم الخاصة:
1- احمد محمدزين فطاني.
2- نهاد فيصل فطاني.
بدء الاجتماع الساعة الثامنة مساء يوم الاربعاء 4 شعبان 1445هـ الموافق 14 فبراير 2024م،
افتتح رئيس لجنة الملتقى الجلسة، رحب فيها بالمجتمعين حضوريا وعن طريق الاتصال عن بعد بتطبيق Teems.live.com، رحب بالأخوات الفاضلات،
وبدء المجلس بالآتي:
1- عرض ومراجعة سريعة لمحضر الاجتماع الأول المنعقد في 9 رجب 1445ه. وأكد من خلالها على الاتي:
• الموافقة على الهيكل التنظيمي، وأسماء رؤساء اللجان ومهام ومسئوليات كل لجنة
• الموافقة على تسمية د/محمدنور ياسين فطاني رئيسا لشؤون ذرية محمد بن إسماعيل فطاني بالصيغة المقترحة.
• الموافقة على ان تكون صالة واحدة لحفل اليوم الأول بين النساء والرجال لنهاية فقرات الكلمات الترحيبية، وكذلك خلال فترة التصوير التوثيقي للعوائل.
• وافق المجلس بإسناد رئاسة اللجنة اللوجستية للمهندس عمار بنتن بدلا من الاستاذ احمد زين فطاني

2- تم استعراض خطة العمل المقدمة من لجنة الاعلام والحفل (ياسين محمدنور فطاني) من اهم النقاط الاتي:
• اعداد مسرح الحفل (تصميم، سمعيات، بصريات، إضاءة، ديكورات، منصة خطابة)
• عمل بروشور لفقرات الحفل (ورقي، الكتروني).
• عمل هوية للملتقي.
• توثيق الحفل ونقل مباشر ومقابلات شخصية مع الحضور
• الاستعانة بطرف ثاني لتقديم العروض والتوثيق (التصوير الختامي)
• استعرض أسماء أعضاء اللجنة (سعيد باحيدرة)
• المسابقات التفاعلية مع الحضور وتقديم الجوائز
قرار المجلس على الخطة:
تمت الموافقة على خطة لجنة الحفل واعتمادها مع الملاحظات التالية:
1- يكون الحفل بصالة بفندق وتكون مفصولة وتكون مشتركة فقط عند بداية الحفل وعند التوثيق والتصوير.
2- الموافقة على أسماء الاعضاء المقترح وعدم ضم اشخاص كانت لهم تجارب غير ناجحة من قبل.
3- اسم العضو احمد محمدنور موجود اسمه في لجنة الدعاية والاعلان.
4- اخذ موافقة رئاسة اللجنة عند إضافة اشخاص من خارج الذرية للقيام بأداء أحد فقرات الحفل.
5- عمل وصف للإجراءات لكل فقرة من الفقرات والمشاركين فيه ومدة كل فقرة.
6- طلب رئيس اللجنة إضافة لبنة امين فطاني لتكون مقدم الحفل.
7- إضافة اسم لبنة امين فطاني لتكون مقدم للحفل.
8- بروتكول استقبال ودخول كبار الشخصيات ورئيس شئون الذرية ورؤساء اللجان.
9- اعداد برامج خاصة تقام في صالة النساء وتحديد عضو نسائي للقيام بالمهمة.
 
3- استعراض خطة العمل المقدمة من لجنة الضيافة والمرافق (عصام حسن فطاني) من اهم النقاط الاتي:
• اختيار حجم ومستوى صالة الطعام.
• تحديد موعد زمني لتقديم الوجبات بالصالة.
• تقديم عدة خيارات لنوع الوجبات المقدمة التي سوف يقترحها على اللجنة للموافقة عليها.
• طريقة تقديم الوجبات (بوفية، خدمة الطاولات، على التباسي)
• تقديم قائمة بأسماء المشاركين واعدادهم وتحديد أسماء كبار الشخصيات
• يتم توزيع المهام على أعضاء اللجنة بشكل واضح وعادل.
• تطرقت لجنة الضيافة الى حفلة البليلة وتقدم محمدنور ياسين بتوفير الفول والترمس والحلبة بتوابعها للحفل.
قرار المجلس على الخطة:
تمت الموافقة على خطة لجنة الضيافة والمرافق واعتمادها مع الملاحظات التالية:
1- الموافقة على أعضاء اللجنة مع ملاحظة اسم محمد إبراهيم ووجود اسمه بلجنة الإسكان
2- الالتزام المحدد بمواعيد تقديم الوجبات
3- الرجوع لرئاسة اللجنة بعدد الوجبات وانواعها مفصلا، وطريقة التقديم، والحفلات الجانبية.
4- تحديد طاولات كبار الشخصيات والتنسيق مع بقية اللجان.

4- تم استعراض خطة العمل المقدمة من لجنة الاسكان (هيام محمد خياط) من اهم النقاط الاتي:
• موضوع الإسكان شامل من داخل جدة وخارجها
• التسجيل في السكن امر اختياري للمشاركين
• التنسيق مع لجنة الضيافة، المرافق، الحفل واللوجستية
• مستوى الغرف والفندق والنظافة والخدمات.
• نماذج الحجز وتلقى الطلبات للسكن والمواصفات واثبات الدفع
قرار المجلس على الخطة:
تمت الموافقة على خطة لجنة الاسكان واعتمادها مع الملاحظات التالية:
• المشتركين من داخل جدة وخارجها للراغبين في السكن في نفس فندق الملتقى.
• السكن يكون في نفس المعايير المتفق عليها.
• التنسيق مع بقية اللجان عند اختيار الموقع.

5- تم استعراض خطة العمل المقدمة من لجنة التسجيل (سوزان فيصل فطاني) ومن اهم النقاط الاتي:
• لجنة التسجيل مسئولة عن استقبال المشاركين وتسجيلهم وتوجيههم للسكن وتوفير المعلومات اللازمة لهم
• توفير صالة كبيرة للتسجيل والاستقبال.
• صالة استقبال منفصلة صالة للرجال وأخرى للنساء
• توفير عدد 2 لاب توب،
• تم استعراض أسماء أعضاء اللجنة وتمت الموافقة عليها.
• قائمة بأسماء المشتركين
قرار المجلس على الخطة:
تمت الموافقة على خطة لجنة الاسكان واعتمادها مع الملاحظات التالية:
ارتأى المجلس ان تكون حجم الصالة بما يتناسب مع الية التسجيل
• وارتأى المجلس ان تكون صالة استقبال واحدة مفصولة بحاجز.
• ارتأى المجلس باستخدام الاب توب الشخصي لعدم توفر ميزانية لذلك.
• رئيس لجنة التسجيل مسئول عن الاشراف والتوجيه وتدريب الأعضاء كل حسب مهامه.
• توفير المعلومات مسئولية لجنة التنسيق والدعاية والاعلان او من الموقع الخاص بالملتقى.
 
6- تم استعراض خطة العمل المقدمة من لجنة الدعاية والاعلان (جمانة محمدنور فطاني) ومن اهم النقاط الاتي:
• جذب أكبر عدد من المشاركين وزيادة الوعي بالملتقى
• تنظيم وتنفيذ الاستراتيجيات والحملات التسويقية والدعائية لتحقيق الهدف
• الاستفادة من قنوات التواصل الاجتماعي لتوزيع الدعوات
• لجنة التنسيق ولجنة الدعاية والاعلان مسئولة عن توفير المعلومات لبقية اللجان.
قرار المجلس على الخطة:
تمت الموافقة على خطة لجنة الدعاية والاعلان واعتمادها مع الملاحظات التالية:
• الحصول على شريحة جوال تحت مسمى اللجنة التحضيرية لإرسال الدعوات ونشر الوعي بالملتقى
• نشر الوعي بالملتقى من بداية العام الهجري.

7- تم استعراض خطة العمل المقدمة من لجنة التنسيق (نهاد فيصل فطاني) ومن اهم النقاط الاتي:
• التواصل والتنسيق بين اللجنة التحضيرية والضيوف المشاركين سواء بالسعودية او ماليزية
• متابعة ومراقبة وتطوير تنفيذ خطة الملتقى بما في ذلك برامج الملتقى والأماكن والأنشطة
• وصف وتحليل المعوقات التي تعيق عمل اللجان ووضع حلول محتملة لها.
• التواصل مع الجهات المعنية للحصول على الدعم والمساندة
• متابعة سير الملتقى وضمان سلامة المشاركين.
قرار المجلس على الخطة:
تمت الموافقة على خطة لجنة التنسيق واعتمادها مع الملاحظات التالية:
• وافق المجلس على الأخت زليخة وستريا من ماليزيا كأعضاء في لجنة التنسيق.
• علق المجلس على أهمية لجنة التنسيق لإنجاح الملتقى.
• وافق المجلس على البنود المذكورة في الخطة.
• التأكيد على أهمية لجنة التنسيق في إنجاح الملتقى.
 
8- تم استعراض خطة العمل المقدمة من رئاسة اللجنة (إبراهيم محمود فطاني) ومن اهم النقاط الاتي:
• تحديد الهدف من الملتقى والنتيجة المرجوة.
• تنظيم اجتماعات دورية والتنسيق بين اللجان واتخاذ ما يراه مناسبا من قرارات.
• تطوير وتنفيذ خطة الملتقى.
• جمع التقييمات ومناقشة الملتقيات القادمة.
• تمثيل لجنة الملتقى التحضيرية في المناسبات والاجتماعات وانابة أحد رؤساء اللجان لتمثيله.
قرار المجلس على الخطة:
تمت الموافقة على خطة رئاسة اللجنة واعتمادها مع الملاحظات التالية:
• الموافقة على اسماء المساعدين له.
• وافق المجلس على البنود المذكورة في الخطة.

9- نقاط عامة نوقشت في المجلس
• تحديد عدد الأعضاء لكل لجنة ان لا تزيد عن خمسة اشخاص (د/محمدنور ياسين)
• يتخصص كل عضو من أعضاء اللجنة بمهمة محددة يتدرب عليها (عصام فطاني)
• عدم التركيز على الميزانية والموارد المتاحة كثير عند التصميم للملتقى (د/محمدنور ياسين)
• أهمية لجنة التنسيق في إنجاح الملتقى (إبراهيم محمود)
• عدم اختيار أعضاء لجان لديهم تجارب سابقة معنا غير ناجحة (د/محمدنور ياسين)
• إيجاد حلول لمشاكل تطبيق الاتصال عن بعد. (إبراهيم فطاني)
• شراء شريحة جوال مؤقتة باسم اللجنة التحضيرية (المجلس)
• تقديم مساعدة مادية للمشاركين من ماليزيا والغير قادرين على التكاليف. (عصام فطاني)
• تطوير صندوق التكافل العائلي وتشكيل لجنة لمناقشة سبل تطويره. (عصام فطاني)

واختتم الاجتماع بحمد الله والثناء عليه والصلاة على رسول الله. وعلى ان يكون الاجتماع الثالث بعد الخامس من شهر شوال 1445هـ وبعد ذلك تفضل الاخ سامي مشكورا بأن يكون الاجتماع بمنزله العامر بجدة.


رئيس اللجنة التحضيرية للملتقى الخامس

إبراهيم محمود فطاني